Ako fungujú predpripravené poznámky na dokumentoch a ako ich používať

Predpripravené poznámky na dokumentoch vám umožňujú zrýchliť vystavovanie dokladov a udržať ich obsah jednotný. Vďaka nim nemusíte opakovane písať rovnaké texty a zároveň máte istotu, že sa dôležité informácie zobrazia vždy na správnom mieste.

Aké typy poznámok existujú

V aplikácii rozlišujeme dva základné typy poznámok podľa toho, ako a kedy sa do dokladov dostávajú.

Automatické poznámky

Automatické poznámky sa pridávajú do dokladov samy, na základe nastavení Faktúrova.

Typicky ide o:

• zákonné alebo povinné texty - napríklad "Fakturujeme Vám:",
• všeobecné informácie k typu dokladu,
• opakujúce sa obchodné podmienky.

Ich správanie je vždy rovnaké:

• viažu sa na konkrétny typ dokladu,
• majú pevne určené umiestnenie (nad položkami alebo pod položkami),
• spravujú sa výhradne v nastaveniach.

Manuálne poznámky

Manuálne poznámky slúžia na individuálne informácie, ktoré sa môžu líšiť pri každom doklade.

Používajú sa napríklad pri:

• špecifickej správe pre zákazníka,
• poznámke k zákazke,
• jednorazových dodacích podmienkach.

Pre manuálne poznámky platí:

• nikdy sa nepridávajú automaticky,
• vždy sa zobrazujú pod položkami dokladu,
• môžu byť napísané ručne alebo vybrané zo zoznamu predpripravených poznámok,
• po pridaní sú viazané len na konkrétny doklad.

Ako fungujú poznámky v nastaveniach

Pri vytváraní poznámky v nastaveniach rozhodujete o tom, či sa má zobrazovať automaticky alebo iba manuálne.

Poznámka bez automatického zobrazenia

Ak pri poznámke nezvolíte žiadny typ dokladu, nebude sa zobrazovať automaticky. Takáto poznámka bude dostupná iba pri manuálnom pridávaní do dokladov.

Tento typ je vhodný pre často používané texty, ktoré chcete mať pripravené, ale nechcete ich zobrazovať na každom doklade.

Poznámka s automatickým zobrazením

Ak pri poznámke zvolíte typ dokladu, poznámka sa automaticky zobrazí na všetkých nových dokladoch daného typu. V tomto prípade je potrebné určiť aj jej pozíciu.

Poznámky s automatickým zobrazením nie sú dostupné pri manuálnom pridávaní do dokladov, aby sa predišlo nejasnostiam v ich umiestnení.

Ako pridávať poznámky pri vytváraní dokladu

Pri vytváraní dokladu aplikácia automaticky pridá všetky poznámky, ktoré majú nastavené automatické zobrazenie pre daný typ dokladu.

Ak chcete pridať vlastnú poznámku, môžete:

• napísať vlastný text do "Poznámka pod položkami",
• alebo vybrať poznámku zo zoznamu poznámok.

Takto pridané poznámky sa vždy zobrazia pod položkami dokladu.

Prečo niektoré poznámky nie je možné pridať manuálne

Poznámky, ktoré majú nastavené automatické zobrazenie, nie je možné pridávať manuálne. Majú pevne určené miesto a slúžia na zabezpečenie jednotného a konzistentného obsahu dokladov.

Toto pravidlo zabraňuje situáciám, keď by sa rovnaká poznámka zobrazila na rôznych miestach alebo v nejednoznačnom kontexte.

Odporúčané používanie

Pre prehľadnosť odporúčame:

• používať automatické poznámky pre povinné a opakujúce sa informácie - napríklad "Fakturujeme Vám" nad položkami Faktúry,
• používať manuálne poznámky pre individuálne alebo jednorazové texty.

Takýto prístup zjednodušuje prácu s dokladmi a znižuje riziko chýb.

Zhrnutie

Predpripravené poznámky pomáhajú udržať poriadok v obsahu dokladov. Automatické poznámky zabezpečujú konzistentné informácie, manuálne poznámky dávajú priestor pre individuálne potreby. Ich jasné rozdelenie robí prácu s dokladmi rýchlejšou a prehľadnejšou.